Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale — was Vereine steuerlich auszahlen dürfen

Es gibt im Vereinsbetrieb zwei steuerliche Werkzeuge, die in fast jeder Auszahlungs-Sitzung des Vorstands eine Rolle spielen — und in fast jeder zweiten falsch angewendet werden. Die Rede ist von der Übungsleiterpauschale und der Ehrenamtspauschale. Beide sind im Einkommensteuergesetz geregelt, beide sind so klar formuliert wie steuerrechtliche Vorschriften eben sind, und beide tauchen bei Vereinsprüfungen des Bundeszentralamtes für Steuern und der Landesfinanzämter regelmäßig in der Beanstandungs-Liste auf.

Schauen wir, was die Pauschalen sind, was sie können, was sie nicht können — und welche Dokumentations-Pflicht im Verein vorgeschaltet werden muss.

§3 Nr. 26 EStG — die Übungsleiterpauschale

Die Übungsleiterpauschale ist in §3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz geregelt. Der Höchstbetrag liegt seit 2021 bei 3.000 Euro jährlich pro Person und Tätigkeitsfeld. Was steuerfrei gestellt ist, sind Einnahmen aus nebenberuflicher Tätigkeit als Übungsleiter:in, Ausbilder:in, Erzieher:in, Betreuer:in oder vergleichbarer nebenberuflicher Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer als gemeinnützig anerkannten Körperschaft — sofern die Tätigkeit der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dient.

Drei Begriffe sind hier scharf gestellt und müssen im Verein verstanden sein:

Nebenberuflich. Die Tätigkeit darf zeitlich nicht den Umfang einer Vollzeit-Beschäftigung erreichen. Die BFH-Rechtsprechung legt das so aus, dass die nebenberufliche Tätigkeit höchstens ein Drittel der Zeit eines vergleichbaren Vollzeit-Arbeitsverhältnisses ausmachen darf. Bei einer 40-Stunden-Woche heißt das maximal rund 13,3 Stunden pro Woche für die nebenberufliche Tätigkeit. Wer hauptberuflich Trainer ist, fällt nicht unter die Pauschale.

Tätigkeitsfeld. Begünstigt sind insbesondere Sport, Kunst, Wissenschaft, soziale Berufe und allgemein die Ausbildung von Menschen. Der Trainer im Fußballverein fällt darunter. Der Schiedsrichter im Spielbetrieb des Verbands ebenfalls. Der Platzwart fällt nicht darunter — seine Tätigkeit hat keinen pädagogisch-ausbildenden Charakter im Sinne der Norm. Hier kommt die Ehrenamtspauschale ins Spiel, dazu gleich.

Auftraggeber. Die Auszahlung erfolgt durch eine als gemeinnützig anerkannte Körperschaft. Die Anerkennung beruht auf §52 AO (Abgabenordnung) — ein Verein muss vom zuständigen Finanzamt einen aktuellen Freistellungsbescheid besitzen. Wer in den Vorstand kommt und feststellt, dass der letzte Freistellungsbescheid vier Jahre alt ist, sollte erstes Tagesordnungs-Thema die Verlängerung machen, nicht die Pauschalen-Auszahlung.

Was hier auch deutlich gesagt sein soll: Die Pauschale wird an Personen ausgezahlt, nicht an Vereine. Sie ist eine Steuerbefreiung für die Empfangenden, nicht eine Subvention für die Vereine. Die häufige Formulierung „der Verein zahlt die Pauschale” ist umgangssprachlich, formal richtig ist „der Verein zahlt eine Vergütung, die beim Empfangenden bis zur Höhe des Pauschal-Betrages steuerfrei ist”.

§3 Nr. 26a EStG — die Ehrenamtspauschale

Die Ehrenamtspauschale, geregelt in §3 Nr. 26a EStG, ergänzt die Übungsleiterpauschale für all jene Tätigkeiten, die im Vereinsbetrieb nötig sind, aber nicht unter den pädagogisch-ausbildenden Charakter fallen. Der Höchstbetrag liegt seit 2021 bei 840 Euro jährlich pro Person.

Begünstigt sind nebenberufliche Tätigkeiten im Dienst einer als gemeinnützig anerkannten Körperschaft — Vorstandsarbeit, Schriftführung, Kassenführung, Schiedsrichter-Tätigkeit (sofern nicht bereits über die Übungsleiterpauschale), Platzwart-Aufgaben, Mitwirkung in Festkomitees. Die Voraussetzungen sind ansonsten parallel zur Übungsleiterpauschale: Nebenberuflichkeit, Gemeinnützigkeit der Körperschaft, kein Doppelbezug derselben Tätigkeit über beide Pauschalen hinaus.

Wichtig — und in vielen Vereinen falsch praktiziert: Eine Person kann beide Pauschalen gleichzeitig beziehen, wenn es sich um verschiedene Tätigkeiten handelt. Der Trainer der ersten Mannschaft, der gleichzeitig im Vorstand sitzt, kann für seine Trainertätigkeit bis zu 3.000 Euro über die Übungsleiterpauschale und für seine Vorstandstätigkeit bis zu 840 Euro über die Ehrenamtspauschale steuerfrei beziehen. Was nicht geht: dieselbe Tätigkeit künstlich aufzuteilen, um beide Pauschalen auszunutzen.

Was Vereine dokumentieren müssen

Eine Steuerbefreiung ist nur so stark wie ihre Dokumentation. Im Vereinsbetrieb müssen vor der Auszahlung folgende Unterlagen vorliegen:

1. Eine schriftliche Vereinbarung zwischen Verein und Empfänger über die Tätigkeit. Sie kann formlos sein, muss aber Tätigkeitsbeschreibung, Zeitumfang und Vergütung enthalten. Mündliche Absprachen reichen formal aus, halten der Vereinsprüfung aber nicht stand.

2. Eine Erklärung des Empfängers, dass er oder sie die Pauschale nicht bereits in voller Höhe bei einer anderen Körperschaft in Anspruch nimmt. Diese Erklärung muss jährlich erneuert werden und ist beim Verein zu archivieren.

3. Ein Auszahlungs-Beleg mit Datum, Betrag, Empfangenden, Tätigkeit und Bezug auf die jeweilige Pauschale (§3 Nr. 26 oder 26a EStG). Bar-Auszahlung ist erlaubt, aber buchhalterisch heikler — Überweisung ist immer der saubere Weg.

4. Eine Aufzeichnung der Tätigkeit, üblich als Stunden-Nachweis. Das Finanzamt verlangt ihn nicht zwingend, eine Vereinsprüfung kann ihn aber nachfragen. Wer ohne Stunden-Nachweis prüft, hat in der Regel ein Problem mit der Frage, ob die Nebenberuflichkeits-Grenze tatsächlich eingehalten wurde.

Was nicht geht — und wo es schiefläuft

Drei klassische Beanstandungs-Konstellationen:

Vorstandsvergütung ohne Satzungs-Grundlage. Das ist die häufigste. Der Bundesfinanzhof hat 2014 (Aktenzeichen V R 41/12) klargestellt: Vorstandsmitglieder eines gemeinnützigen Vereins dürfen nur dann eine Vergütung — auch wenn sie als Ehrenamtspauschale ausgezahlt wird — empfangen, wenn die Satzung dies ausdrücklich erlaubt. Eine Standardklausel „Die Mitglieder des Vorstands üben ihr Amt ehrenamtlich aus” schließt eine Vergütung aus. Wer hier umsteuern will, braucht eine Satzungsänderung mit Mitgliederversammlung-Beschluss. Auszahlungen ohne diese Grundlage sind verdeckte Mittelverwendung — und können der Aberkennung der Gemeinnützigkeit zugrunde liegen.

Doppel-Inanspruchnahme über mehrere Vereine. Wer in Verein A als Trainer 2.500 Euro Übungsleiterpauschale empfängt und in Verein B als Trainer weitere 1.500 Euro, hat den Höchstbetrag von 3.000 Euro überschritten. Die ersten 3.000 Euro sind steuerfrei, der Rest ist steuerpflichtige Einnahme. Verein B trägt formal kein Risiko, wenn er die Erklärung des Empfängers eingeholt hat — der Empfangende ist in der Pflicht, beim Finanzamt richtig zu deklarieren. In der Praxis tauchen solche Konstellationen bei Steuerprüfungen der Empfangenden auf, nicht bei Vereinsprüfungen.

Tätigkeit, die nicht begünstigt ist. Die Auszahlung der Übungsleiterpauschale an einen Greenkeeper, der den Rasen pflegt, ist falsch — keine pädagogisch-ausbildende Tätigkeit. Die korrekte Pauschale wäre hier die Ehrenamtspauschale, sofern die Tätigkeit im Vereinsbetrieb verankert ist. Solche Verwechslungen sind kein Steuerstrafrecht, aber Korrektur-Material bei der nächsten Prüfung.

Praxis-Hinweise zum Saisonende

Wer den Vereinsabschluss 2025/26 vorbereitet, sollte drei Dinge prüfen, bevor die Mitgliederversammlung tagt.

Erstens: Liegt für jede ausgezahlte Pauschale die jährliche Erklärung des Empfängers vor? Wenn nicht, sofort einholen — die Erklärung wirkt rückwirkend, sofern sie wahrheitsgemäß ausgestellt wird.

Zweitens: Gibt es im Vereinshaushalt 2025/26 Auszahlungen an Vorstandsmitglieder, und deckt die Satzung das ab? Wenn die Satzung das nicht ausdrücklich vorsieht und Auszahlungen erfolgt sind, ist das Tagesordnungs-Thema für die nächste Mitgliederversammlung — entweder Satzungsänderung oder Rückzahlung der Beträge.

Drittens: Ist der Freistellungsbescheid noch gültig? Üblich ist eine Gültigkeit von drei Jahren ab Ausstellung. Ein abgelaufener Freistellungsbescheid macht die Pauschalen-Auszahlungen rechtswidrig — auch wenn die Tätigkeiten selbst tadellos waren.

Die Übungsleiterpauschale und die Ehrenamtspauschale sind die wichtigsten Werkzeuge der Vereins-Praxis, weil sie den Spagat zwischen ehrenamtlichem Engagement und finanzieller Anerkennung steuerrechtlich sauber regeln. Sie sind aber kein Selbstbedienungs-Instrument. Wer sie richtig einsetzt, schafft Anreize. Wer sie falsch einsetzt, riskiert die Gemeinnützigkeit. Die Differenz zwischen beiden Wegen ist in den meisten Vereinen kein Wissensproblem — sie ist ein Dokumentations-Problem.

Genau dort lässt sie sich auch lösen.